Stile adeguato e strumenti giusti: ecco come scrivere un avviso ai clienti
Il periodo delle ferie si avvicina e devi rendere noti i giorni di chiusura, oppure hai bisogno di gestire meglio i reminder per la conferma degli appuntamenti ed eventuali scadenze?
Qualunque sia il tuo business, sono moltissime le occasioni nelle quali è necessario comunicare con i clienti in modo chiaro e tempestivo, sia per costruire e mantenere un rapporto di fiducia che per ragioni strettamente pratiche. Vediamo, allora, come scrivere un avviso ai clienti efficace e quali strumenti utilizzare.
L’importanza dei reminder per il tuo brand
Se gestisci uno studio legale, dentistico, oppure qualsiasi altra attività che richiede di ricevere i clienti (online o in presenza), sai bene quanto gli appuntamenti mancati creino disagi. Ebbene, più della metà degli appuntamenti ai quali il cliente non si presenta, avvengono semplicemente perché se ne dimentica. Ci sono poi gli avvisi che è necessario mandare per ricordare scadenze di pagamenti e iscrizioni, per comunicare istruzioni di reso, possibili malfunzionamenti del sito, offrire supporto prima, durante e dopo la vendita e così via.
Gestire la comunicazione con i clienti è, quindi, fondamentale per migliorare il customer care e la fidelizzazione, ma anche ottimizzare il lavoro interno della tua azienda, evitando perdite di tempo e soldi.
5 consigli su come scrivere un avviso ai clienti
Ricordare e comunicare qualcosa ai clienti può sembrare semplice, ma non lo è affatto. Il modo in cui strutturiamo l’avviso, le parole e il momento che si scelgono, così come le emozioni che vengono suscitate, infatti, sono di fondamentale importanza per la sua efficacia. Ecco qualche consiglio:
- Sii breve e coinciso
Il testo deve essere chiaro. Spiega subito il motivo dell’avviso in modo chiaro e conciso. Non lasciare spazio a interpretazioni errate. Usa frasi brevi e dirette per evitare confusione. Offri tutte le informazioni necessarie riguardo l’avviso, includendo date, orari, luoghi o eventuali cambiamenti di servizio. Assicurati di essere dettagliato ma senza dilungarti troppo.
- Sii empatico e cortese
Dimostra comprensione e sensibilità riguardo alle possibili difficoltà o disagi che l’avviso potrebbe causare ai clienti. Utilizza un tono cordiale e professionale per mantenere un rapporto positivo, ma comunque sempre in linea con il tono di voce del tuo brand.
- Personalizza il messaggio
Oggi è essenziale adattare la comunicazione alla persona che ne fruisce. Lo scopo è quello di offrire un’esperienza personalizzata e di qualità. Le tecnologie digitali che consentono l’utilizzo di contenuti dinamici attraverso i quali è possibile, ad esempio, usare il nome del destinatario, ma anche i dati a lui relativi (pensiamo a eventuali date di scadenza che cambiano da cliente a cliente).
Un esempio? “Buongiorno Stefania, non vediamo l’ora di vederti il 30 maggio alle ore 15 nel nostro salone per il tuo trattamento di epilazione laser. Ricorda di depilare la zona da trattare 24 ore prima.”
- Rispetta i tempi e la coerenza
Cerca di inviare l’avviso ai clienti il prima possibile, soprattutto se riguarda una situazione urgente o un cambiamento imminente. In generale, utilizza gli avvisi con la stessa cadenza periodica, perché pian piano i clienti inizieranno a farci affidamento. Se, per esempio, sei solito ricordare l’appuntamento tre giorni prima e poi ancora un’ora prima, dovrai sempre mantenere questo schema.
- Utilizza gli strumenti giusti
Fortunatamente è possibile avvalersi di strumenti di comunicazione diretta altamente performanti come le e-mail e gli SMS, ancora più efficaci quando si tratta di remainder. Questi, infatti, vantano un tasso di apertura e lettura che sfiora il 100%, non richiedono la connessione a Internet e possono essere personalizzati.
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