Tutto quello che c’è da sapere su GDPR e email marketing per il tuo business
In una società digitalizzata, nella quale lo scambio delle informazioni avviene prevalentemente attraverso smartphone, PC e tablet, le email rappresentano uno strumento di marketing incredibilmente potente.
Convenienti ed efficaci per costruire e consolidare relazioni con i propri clienti, le email devono però essere conformi agli obblighi di legge.
Infatti, se stai pensando di avvalerti di e-mail e newsletter per il tuo business, dovrai dotarti di una privacy policy completa, poiché queste attività prevedono la raccolta dei dati personali degli utenti.
Vediamo, nello specifico, come funziona il GDPR per l’email marketing.
GDPR: cos’è e cosa stabilisce?
Il GDPR (RGPD nella versione italiana) è la sigla che indica una serie di regole volte a regolare la protezione e il trattamento dei dati personali. I dati personali comprendono tutte le informazioni attraverso cui è possibile identificare un determinato soggetto (come nome, indirizzi, informazioni mediche e reddituali).
Il nuovo regolamento europeo è entrato in vigore nel 2018 e ha uniformato la normativa che riguarda la privacy, eliminando qualsiasi differenziazione nazionale, garantendo così gli stessi diritti a chi acquista e a chi vende.
Ma cosa stabilisce nello specifico? Ecco le 4 regole del GDPR sulla protezione e il trattamento dei dati personali:
- Le aziende devono specificare che tipo di dati vengono raccolti, perché e come vengono usati.
- I visitatori o clienti devono dare esplicito consenso alla raccolta e al trattamento dei dati (revocabile in qualsiasi momento).
- Il cliente deve poter essere in grado di scaricare tutti i dati inseriti nel sistema.
- Il cliente deve avere la possibilità di richiedere che i dati inseriti siano cancellati definitivamente secondo il diritto all’oblio.
GDPR e email marketing: quali sono le norme da rispettare?
Ovviamente si può ancora fare DEM, si possono mandare le newsletter, fare lead generation, profilare gli utenti, e anche acquistare liste di e-mail da società terze, ma rispettando i principi del GDPR per l’email marketing.
I principi generali riguardano i diritti dell’interessato e i corrispondenti obblighi del titolare del trattamento. In merito alla raccolta dati si richiede:
- l’utilizzo di form a norma di legge;
- l’applicazione del principio di minimizzazione dei dati, deve esserci cioè la richiesta dei soli dati necessari ai fini dichiarati. Quindi non raccogliere dati in eccesso: se il tuo fine è mandare newsletter non chiedere anche il numero di telefono.
In merito alla conservazione dei dati, il titolare del trattamento deve tenere un registro del trattamento in cui sono presenti e aggiornati:
- i dati anagrafici dell’interessato al trattamento;
- le finalità a cui ha acconsentito;
- le modalità di acquisizione del consenso;
- le eventuali richieste fatte dall’utente in merito ai suoi dati.
Per quanto riguarda la protezione dei dati delle mailing list, il titolare del trattamento deve adottare tutte quelle misure tecnologiche che fanno sì che i dati siano protetti al massimo dalla violazione.
Una volta ottenuti i consensi bisogna associare a ogni utente un ID univoco per poterlo collegare ai consensi rilasciati. Inoltre, è necessario avere un sistema che faccia sì che una volta che l’utente si disiscrive, non sia più possibile inserire di nuovo quella persona neppure in un altro archivio.
Infatti, l’effetto della disiscrizione deve essere la cancellazione da tutti i database.
Come acquisire contatti (lead) a norma?
Per acquisire contatti in modo legale, esistono diverse tecniche di marketing come le campagne di lead generation che rinviano a un form di contatto, nel quale l’utente flagga le caselle per consentire a ricevere e-mail contenenti proposte commerciali o newsletter. I consensi, poi, vanno sempre conservati in un apposito software.
Queste sono solo alcune delle regole del GDPR per l’email marketing, che sono tante e vanno seguite scrupolosamente per evitare errori che possono avere conseguenze molto gravi.
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